As decisões importantes em uma empresa devem ser tomadas quase todos os dias e é importante, além de trabalhar, saber realmente o que está acontecendo na sua empresa.
Você sabe o que está acontecendo na sua?
Estamos obviamente falando sobre os números que fotografam o progresso do seu negócio.
Você sabe se a renda da sua empresa excede os custos? Como está seu fluxo de caixa nos vários meses do ano?
Uma coisa importante que você precisa saber é que “o que você não mede não melhora.”
Nenhum dado e nenhuma pessoa pode melhorar se nós não medimos de forma constante.
A mesma coisa que devemos fazer pelos números que fotografam o progresso de nossa empresa.
Se não os escrevermos todos os dias / semanas / meses / anos, em uma folha de papel ou em uma folha de excel, por exemplo, ficaremos à mercê de sentimentos e tomaremos decisões ditadas mais pelo lugar comum do que pela análise precisa.
Então, se você tem um negócio que está sendo executado há anos, é importante que você escreva o que acontece a cada mês e compare com os dados dos últimos 36 meses para ter uma ideia clara de quais correções você precisará fazer para o gerenciamento de negócios.
Se você tem uma empresa nova é bom você começar esse protocolo.
Muitos pensam que o contador seja o alquimista da empresa, ele é a figura que sabe e que resolve, e o empresário olha os dados que o contador passa… certo? Absolutamente não!
O contador o ajuda a elaborar o balanço fiscal e faz isso de acordo com os dados do ano anterior. No máximo ele pode dizer o que aconteceu há um ano, mas você concordará comigo que não podemos tomar decisões de negócios com base no que ocorreu há 12 meses.
Você precisa saber o que aconteceu nos últimos 2-6 meses; seria como dirigir um carro olhando apenas o espelho retrovisor, o que aconteceria? Em breve você iria bater em outro veículo não é? Para dirigir uma pequena e média empresa precisamos dos dados atualizados, de hoje e de ontem ou no máximo um mês atrás, e precisamente por isso você tem que fazer duas ações importantes todos os dias, quais?
Simplificar e medir.
Para simplificar, como eu lhe disse, você tem que transcrever todas as coisas que acontecem, dentro e fora de sua empresa, e compará-las semana a semana todo mês, não apenas no mês atual, mas também nas mesmas semanas do ano anterior.
Dois pontos a ressaltar:
O primeiro é que ter uma tendência semanal nos ajuda a melhorar, se precisar, a direção do mês.
Se, por exemplo, estamos na segunda semana e vemos que não estamos tendo o lucro tanto quanto gostaríamos, ainda estamos na hora de impulsionar melhor alguns produtos ou vender de maneira mais direcionada.
O segundo ponto é que, tendo os dados, mesmo dos anos anteriores, podemos entender se há ou não fatores sazonais que podemos administrar a tempo. Se, por exemplo, a cada ano há um declínio no trabalho em março, em fevereiro vamos pensar em ativar uma campanha de comunicação visando fazer com que os antigos ou novos clientes sejam estimulados a comprar, a fim de estabilizar a tendência das cobranças.
Os custos que suportamos dividem-se entre Custus de produtos e Custus de Gestão Fixos.
Precisamos saber quais são as saídas, mas não apenas em termos de gastos totais, mas pelo menos divididos entre essas duas categorias macro.
Os demais custos são os chamados ‘fixos’ e representam as despesas que mantemos para manter a atividade em operação (pessoal, nosso salário, encargos, aluguel, utilidades, seguros, treinamento, contabilidade, etc.).
Todos esses itens são importantes para saber em detalhes o que e como gastamos a cada mês, para entender se estamos investindo nosso dinheiro corretamente.
Depois há o motor da empresa, o marketing, a aquisição de seus clientes.
Como seus clientes vêm até você? Por que eles compram na sua empresa? Por que eles escolhem você?
E também:
Por que os clientes não vêm até você?
Por que eles deveriam vir?
Por que eles escolhem os outros e não você?
Dessas perguntas, e de muitas outras, devem começar as ações para que possa ter novos clientes no seu negócio, e a pergunta a ser respondida é: Você faz isso? Sabe qual é o Custo de Aquisição de um Cliente? (CAC)
Esta é agora uma das respostas mais importantes para o bem da sua empresa e é por isso que deve tentar encontrar uma resposta mais precisa possível, porque isso irá lhe ajudar a determinar o preço do seu produto ou serviço e todos os custos de gestão.
Aqui vou lhe apresentar alguns novos amigos leais que o ajudarão a entender como sua empresa está indo, já entendemos a importância de medir os dados da empresa e, de fato, aqui entram em cena os KPI (Key Performance Indicators) que são seus indicadores de desempenho.
Na empresa, esses indicadores ajudam você a entender até que ponto os objetivos operacionais e estratégicos definidos estão sendo alcançados.
Isso significa que empresas diferentes têm diferentes KPI dependendo de seus respectivos critérios de desempenho ou prioridade.
Para serem úteis, os KPI devem atender aos seguintes requisitos:
Quantificabilidade: Os KPI podem ser apresentados na forma de números.
Praticidade: eles devem estar integrados aos processos de negócios atuais.
Direcionalidade: eles ajudam a determinar se uma empresa está melhorando, portanto, sua direção.
Operatividade: podem ser comparado para medir a mudança real.
Vou lhe dar um exemplo prático, para obter uma primeira imagem de como sua empresa está indo, você não precisa fazer cálculos mirabolantes ou recorrer a profissionais especializados, apenas, como dissemos anteriormente, usar uma planilha Excel atualizada apropriadamente e analise cinco indicadores-chave.
Crescimento.
O volume de negócios é o primeiro indicador de desempenho que deve ser analisado para entender o progresso da empresa.
Quanto maior o horizonte de tempo considerado, mais os dados serão significativos para desenvolver uma análise objetiva, uma vez que não são distorcidos por eventos ocasionais.
Uma tendência crescente no volume de negócios é um sinal positivo apenas se for acompanhada de boa rentabilidade e de um recebimento certo.
Rentabilidade.
Este indicador é muito útil tanto em comparações intertemporais quanto para entender se a gestão melhorou ou não ao longo do tempo, e também em comparações entre empresas do mesmo setor e para desenhar considerações interessantes.
Liquidez.
Uma gestão financeira prudente é essencial para preservar a saúde da empresa.
As margens devem ser transformadas em liquidez, e isso deve ser feito através da otimização da gestão do capital de giro.
As empresas eficientes são aquelas com um curto ciclo de trabalho, porque nos longos ciclos na maiorias das vezes as empresas precisam de coleta e estoque de mercadoria no armazém e acompanham prazos longos para receber e tudo isso impacta com os curtos prazos de pagamento dos fornecedores, isso significa absorção de liquidez e, consequentemente, a criação de necessidades financeiras.
Solidez.
As necessidades financeiras da empresa geradas pela atividade atual e pelos investimentos são cobertas por fontes de financiamento internas e externas cuja composição afeta o estado de saúde da empresa, especialmente em períodos de instabilidade.
Quanto maior a incidência de dívidas financeiras com relação ao capital próprio, maior o nível de risco da empresa, porque o endividamento excessivo torna a empresa vulnerável em caso de crise econômica até que em casos extremos pode atingir a bancarrota.
As empresas capazes de produzir fluxos de caixa elevados e margens operacionais atraentes também podem manter níveis mais elevados de dívida, porque ainda conseguem gerar renda para cobrir juros e pagar dívidas.
Solvência.
O último elemento fundamental para monitorar o estado de saúde da empresa é o grau de solvência, isto é, sua capacidade de cobrir as dívidas financeiras por meio dos fluxos de caixa gerados por sua atividade operacional.
Como dissemos, há muitos índices de desempenho utilizáveis, para obter uma imagem bastante detalhada da atividade da empresa que queremos monitorar temos de levar em consideração um mínimo de 4 a uma dezena de índices.
As empresas deveriam fazer uma série de etapas antes de escolher os melhores indicadores de desempenho, incluindo:
- Ter processos de negócios bem definidos;
- Ter os requisitos bem definidos para os processos de negócios;
- Ter um bom quantitativo de medições de qualidade dos resultados disponíveis.
- Ter determinado as variações e tendo regulado os processos para atender as metas de curto prazo.
É importante considerar se esses fatores ajudam a avaliar o progresso da sociedade em relação às estratégias indicadas e que também permitem que aqueles que leem os relatórios possam fazer avaliações semelhantes no externo.
O uso de KPI oferecerá a você:
Utilidade e precisão e irão te fornecer informações detalhadas que não pode recuperar de uma contabilidade geral.
Comparabilidade eles se prestam facilmente na comparação ao longo do tempo e com concorrentes ou líderes do setor.
Flexibilidade: é possível “construir ad hoc” os indicadores mais adequados para a empresa.
Ao fazer isso, os KPI ajudarão você a se concentrar em objetivos comuns e garantir que esses permaneçam alinhados dentro da organização. O negócio permanecerá concentrado na finalidade trabalhando em projetos significativos alcançando os objetivos mais rapidamente.
O seu negócio é uma produção, um comércio ou um serviço?
Sua empresa opera em um setor novo ou maduro?
Qual é o estado de vida da sua empresa? É uma start-up ou uma empresa que está há décadas no mercado?
Justamente porque o seu negócio é diferente de qualquer outro, não é possível confiar em um sistema de medição que seja o mesmo para todos.
Deseja compartilhar comigo os KPI que você usa ou quer encontrar novos para sua empresa? Contacte-me, será para mim um prazer agendar uma reunião e fazer uma primeira análise da sua empresa sem compromisso.